民泊のゲストメッセージを効率化するには？｜定型文と送信タイミングの整え方

予約後・到着前・退室前に分ける

まずは、予約後・到着前・退室前の3つに分けて、何を送るかを整理します。毎回必要な案内は、自分の施設に合うタイミングで自動送信できるようにしておきます。

• 予約後：予約のお礼と、入室案内をいつ送るかを伝える。
• 到着前：アクセス、建物の入口、入室方法を案内し、予約時に伝えているチェックイン時間をリマインドする。
• 退室前：予約時に伝えているチェックアウト時間をリマインドし、鍵の返却方法や忘れ物の確認を短く知らせる。

何日前が正解というものではありません。ゲストが移動を始める前に確認できるようにしつつ、同じ案内を何度も送りすぎない形に整えます。このようなタイミングごとの自動送信は、書籍『いちばんやさしく教える 民泊の始め方』でも紹介しています。

定型文は短くし、詳しい説明は案内資料へ

1通のメッセージに、すべての情報を詰め込まないことが大切です。到着前なら入室に必要な情報を先に置き、家電の使い方などはハウスマニュアルで確認できるようにします。

定型文には「予約のお礼」「到着案内」「チェックアウト」など、用途がわかる名前を付けます。別の施設の定型文を流用するときは、住所・入口の写真・鍵の返却方法などを、その施設の情報に差し替えます。別の施設の案内が残ったまま送られないよう、登録先と内容を確認しましょう。

文章は短い文と箇条書きでまとめます。外国語の案内も、時刻・場所・操作の順番が明確になるようにすると、伝わりやすくなります。

自動送信は、直前予約でも届くか確認する

定型文を登録することと、自動で送る設定は分けて考えましょう。

• クイック返信：よく使う文章を登録しておき、必要なときに呼び出して送るための機能。
• 自動送信メッセージ：定型文に、予約確定やチェックイン・チェックアウトなどを基準とした送信タイミングを設定し、自動で届ける仕組み。

Airbnbでは、クイック返信を登録しただけでは自動送信されません。自動で届けたい案内には送信スケジュールも設定します。ゲスト名や日付などを自動入力する場合は、元の情報が登録されているかも確認します。

特に確認したいのが、当日予約や短い滞在です。通常の送信時刻を過ぎてから予約された場合など、一部のメッセージが初期設定ではスキップされることがあります。直前予約向けの設定と、予約ごとの送信予定を確認しましょう。

予約管理ツールも併用しているなら、同じ案内が二重に届かないように送信元を整理します。設備や案内資料を変更したときは、定型文に古い説明・リンクが残っていないかも見直します。

個別の質問には、定型文をそのまま返さない

到着時間の相談や設備についての質問は、ゲストが何を知りたいのかを確認して返信します。定型文が使える場合も、質問への答えを先に書き、必要な部分だけを添えましょう。

自動送信は、決まった案内を届けるための仕組みです。問い合わせへの対応まで済んだことにはならないので、受信したメッセージを確認する担当や時間帯も決めておきます。

案内資料そのものを整えたい場合は、ハウスマニュアルの作り方も参考にしてください。

参考にした情報

• 『いちばんやさしく教える 民泊の始め方』自動送信メッセージと定型文に関する内容
• 民泊チャンネル「【民泊】Airbnb以外のサイト(OTA)を使って民泊の集客を強化する方法 / Beds24」（2025年1月7日公開・2分台と12分台の自動メッセージに関する話を参照。下記に動画を掲載）
• Airbnb：クイック返信を作成し、ゲストに自動送信されるよう設定する

公式情報は2026年10月11日確認。案内の分け方や見直す手順は、書籍・動画を参考に編集部が整理しました。動画は予約管理全般の紹介で、Airbnbの現行の設定手順を説明するものではありません。写真はイメージです。